Protocollo Informatico con archiviazione documentale

Software di gestione del Protocollo Informatico con archiviazione documentale. Aggiornato seguendo le disposizioni di legge previste nel DPCM 3-12-2013, consente di archiviare elettronicamente i protocolli in entrata e uscita con possibilità di: scannerizzare i documenti, archiviare file allegati, leggere da un client di posta e protocollare email, stampare il registro del protocollo, effettuare ricerche multi-criterio.

GESTIONE

Protocollazione unica annuale automatica Anagrafiche corrispondenti e collegamento con Albo per gli iscritti (dove presente) Inserimento liste di distribuzione collettive Classificazione dei documenti per “Argomenti” configurabili dall’operatore Inserimento dell’immagine direttamente da scanner, anche documenti multi pagina (standard TWAIN) Inserimento di file come allegati Fascicolazione dei protocolli con raggruppamento di più registrazioni nello stesso fascicolo. I fascicoli possono essere utilizzati come “workflow” in quanto hanno la possibilità di essere marcati come “chiusi” Protocollazione e-mail direttamente da messaggi di posta elettronica in formato EML (standard RFC 2822/MIME, “Formati”, par. 5.8, DPCM 3.12.2013) con autocompilazione dei campi riferimento, oggetto,     mittente/destinatario (con ricerca email/pec), allegati Conversione automatica dei messaggi di Outlook (MSG) in formato EML Protocollazione della Fattura PA direttamente da file Xml con autocompilazione dei campi riferimento, oggetto, argomenti, mittente/destinatario, allegati Protocollazione documenti interni con numerazione separata Inserimento di più destinatari/mittenti all’interno della stessa registrazione Inserimento multiplo dello stesso protocollo per più destinatari Generazione automatica dell’impronta (sha-256) per ogni documento allegato (art. 19 DPCM 3.12.2013) Generazione della segnatura informatica in formato Xml per l’interoperabilità fra le PP.AA. (artt. 20 e 21 DPCM 3.12.2013) Gestione e recupero del registro di emergenza da file Excel (art. 63 del testo unico) Aggiunta automatica della segnatura ai documenti PDF in forma di annotazione Registrazione dettagliata delle attività di modifica e di visualizzazione per operatore Abilitazioni profili operatore in lettura, lettura/scrittura e amministratore con opzione di limitazione della visibilità delle registrazioni.

RICERCA E STAMPA

Ricerca nel protocollo multi criterio (entrata, uscita, data documento, data protocollo, mittente, destinatario,   argomento, ecc.) Stampa del registro del protocollo per data Generazione del registro di protocollo giornaliero in formato PDF con controllo e blocco automatico dei   protocolli del giorno (art. 7, comma 5, DPCM 3.12.2013) Invio automatico del registro di protocollo giornaliero in conservazione sostitutiva con conservatore   accreditato AgID Opzioni di firma diversificate sull’invio del registro di protocollo: documento firmato all’origine, documento firmato per procura dal conservatore, documento non firmato Stampa segnatura su etichette con modello personalizzato.